HARRY SUCIPTO

Minggu, 15 Februari 2015

kantor baru.. semangat baru..!

Kamis, 06 September 2012

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PEMUTAKHIRAN DATA KELUARGA PADA KANTOR BAPERMAS KB KABUPATEN DEMAK

OLEH : HARI SUCIPTO

NIM : 11341106

PENDAHULUAN

Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam berbagai bidang kehidupan telah secara nyata meningkatkan kinerja organisasi dan individu baik dalam bentuk transparansi, akuntabilitas, responsifitas, efektifitas maupun efisiensi. Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi secara optimal dalam pemerintahan atau yang lazim disebut dengan electronic government, meliputi pengumpulan data, pengolahan data, pengelolaan informasi, system manajemen, proses kerja dan transaksi secara elektronis. Pemanfaatan kemajuan teknologi informasi dalam pemerintahan ditujukan agar pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat diseluruh wilayah.

Penyelenggaraan Sistem Elektronik di lingkungan Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah, selanjutnya disebut e-government adalah pemanfaatan Teknologi Informasi untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan. Sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen, BkkbN telah melaksanakan pelayanan public melalui e-goverment sesuai dengan INPRES Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-goverment meliputi pelayanan penyebarluasan data dan informasi kepada : G2E, G2G, G2C dan G2B.

Dalam penyelenggaraan e-government tersebut, salah satu aplikasi yang dikelola adalah Aplikasi Pemutakhiran Data Keluarga (MDK). Aplikasi MDK memiliki 2 fungsi pendataan, yaitu pencatatan (record) dan pelaporan (report). Fungsi pencatatan yang mencakup pengumpulan, perekaman dan pengelolaan data keluarga dan individu yang dilakukan secara digital. Fungsi pelaporan mencakup laporan dan rekapitulasi berdasarkan data atau informasi yang berasal dari data keluarga dan individu. Tujuan dari penulisan dokumen Panduan Penggunaan Aplikasi Pemutakhiran Data Keluarga adalah agar pengguna dapat mengoperasikan aplikasi sesuai dengan hak akses dan kebutuhannya.

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah bagian dari pengendalian internal suatu organisasi yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah organisasi. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Pendataan Keluarga Sejahtera yang dilaksanakan oleh BKKBN mulai tahun 1994 merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen Program KB Nasional, berkaitan dengan penyediaan Informasi dan data keluarga untuk mendukung operasional program KB Nasional. Dengan diterbitkannya UU No. 52 tahun 2009 tentang Perkembangan Kependudukan dan Pembangunan Keluarga mekanisme pendataan keluarga/pemutakhiran data keluarga diharapkan mampu memenuhi kebiutuhan data dan informasi yang terkait dengan parameter kependudukan dan keluarga.

Perkembangan tuntutan dan perkembangan pemanfaatan teknologi informasi mendorong perlunya dilakukan pengembangan system pengumpulan serta pengelolaan data hasil pendataan keluarga secara desentralisasi. Pengembangan yang dilakukan adalah dengan membangun satu instrument pengumpulan data terpadu yang dapat mempermudah perekaman atau pemutakhiran data keluarga ke dalam media computer menjadi Database keluarga.

Perubahan system pengumpulan data ini menggunakan instrumen formulir Pemutakhiran Data Keluarga (MDK). Dengan formulir MDK ini data keluarga dikumpulkan untuk selanjutnya dilakukan perekaman dan pengolahan ke dalam computer. Untuk memudahkan perekaman dan pengolahan ke dalam computer ini, dikembangkan pula program aplikasi pemutakhiran Data Keluarga MDK yang praktis.

Dengan kesediaan perangkat sarana dan prasarana itu, maka pengelolaan data mulai dari perekaman, pemutakhiran, pengolahan, analisis, pemanfaatan dan pendayagunaan data tidak lagi dilakukan secara sentralisasi tetapi terdistribusi secara desentralisasi di tingkat Kabupaten/Kota. Oleh karena itu di tingkat Kabupaten/Kota perlu terlebih dulu menyiapkan server computer dengan program aplikasi MDK.

RANGKAIAN KEGIATAN PEMUTAKHIRAN DATA KELUARGA

Pendataan keluarga/pemutakhiran data keluarga (MDK) adalah kegiatan mengumpulkan data primer keluarga, tentang data kependudukan, data keluarga berencana, data tahapan keluarga sejahtera dan data individu anggota keluarga yang dilakukan pada bulan Juli sampai September setiap tahun).

Dalam proses pengumpulan data keluarga/pemutakhiran data keluarga ini , sekarang dikembangkan formulir yang lebih sederhana yang disebut F/1/MDK/11 sedangkan dulu menggunakan formulir yang lebih rumit yaitu formulir R/1/KS.

Berdasarkan desentralisasi pengelolaan Database keluarga, maka di setiap Kabupaten/kota akan menjadi basis perekaman dan pengolahan data keluarga di wilayahnya. Oleh karena itu di tingkat kabupaten/kota, dalam hal ini kantor Bapermas KB Kabupaten Demak harus menyediakan sarana dan prasarana computer yang bisa terkoneksi dengan jaringan server BKKBN Pusat/Provinsi untuk dapat merekam data keluarga di Kabupaten Demak secara online. Namun demikian bagi yang belum bisa terkoneksi dengan server BKKBN Pusat/Provinsi dapat melakukan perekaman data keluarga secara offline di computer server Kabupaten/Kota. Sedangkan program aplikasi untuk perekaman dan pengolahan data MDK ini disediakan oleh BKKBN Pusat dan dapat didownload dari website BKKBN Pusat.

Secara berurutan rangkaian kegiatan pemutakhiran data keluarga adalah sebagai berikut :

1. Pendataan/pemutakhiran Data Keluarga (MDK) di Tingkat Desa.

Petugas Pendata melakukan pendataan/pemutakhiran Data Keluarga dengan menggunakan form F/1/MDK/11 kepada seluruh keluarga.

2. Pengelolaan Hasil Pendataan/Pemutakhiran Data Keluarga (MDK) di Tingkat Kecamatan.

Hasil pendataan berupa himpunan formulir F/I/MDK/1 dari seluruh petugas pendata, oleh petugas KB di tingkat kecamatan kemudian disampaikan kepada Unit Pengolah Data Bapermas KB Kabupaten Demak.

3. Pengelolaan Hasil Pendataan/Pemutakhiran Data Keluarga (MDK) di Tingkat Kabupaten.

Bapermas KB kabupaten Demak merupakan unit pengolah data dan melakukan perekaman dan pengolahan data keluarga dari formulir F/I/MDK/11 yang telah dikumpulkan dari seluruh wilayah.

Setelah selesai dilakukan perekaman data keluarga dari seluruh keluarga di wilayah kabupaten Demak, maka dilihat hasil pengolahan dalam berbagai table yang dihasilkan , melalui menu program aplikasi, yang dapat dilihat pada computer ataupun dicetak sebagai print-out. Bapermas KB Kabupaten Demak mengirimkan copy file database keluarga yang telah selesai dan print-out hasil pengolahan data keluarga tingkat kabupaten DFemak ke BKKBN Propinsi Jawa Tengah.

4. Pengelolaan Hasil Pendataan /Pemutakhiran data keluarga (MDK) di tingkat Propinsi.

Di tingkat propinsi dilakukan pengolahan dan penggabungan file data basis keluarga dari seluruh Kabupaten/kota menjadi data basis Keluarga tingkat Propinsi.

BKKBN Propinsi Jawa Tengah kemudian mengirimkan copy file data base Keluarga tingkat Propinsi lewat internet ke server BKKBN Pusat dan printout hasil pengolahan data keluarga ke BKKBN Pusat.

5. Pengelolaan Hasil Pendataan/Pemutakhiran Data Keluarga di Tingkat Pusat.

Jika seluruh Kabupaten/kota melakukan perekaman data secara online, maka secara otomatis data basis keluarga tersebut menjadi bagian dari data basis keluarga tingkat nasional.

Kegiatan pengelolaan data di BKKBN Pusat adalah sebagai berikut :

a. Mengkompilasi lapopran database keluarga tingkat propinsi menjadi databasis keluarga tingkat nasional.

b. Mengolah data dan mengumpan balikkan ke seluruh propinsi serta sector terkait dalam bentuk profil hasil pendataan Keluarga/Pemutakhiran Data Keluarga secara Nasional.

Penggunaan program aplikasi Pemutakhiran data keluarga perlu didukung dengan perangkat yang memadai :

1. Perangkat keras

Berupa seperangkat computer yang terhubung melalui jaringan internet. Client :

- Minimal Pentium IV RAM 512 MB

- Modem (Koneksi Internet)

2. Perangkat lunak

Program Internet Browser. Client : Internet Explorer (minimal versi 8) atau Mozila Firefox (minimal versi 8)

3. Perangkat jaringan

Program aplikasi Pemutakhiran Data Keluarga terhubung melalui jaringan internet dan berbasis web artinya one to many yaitu satu program aplikasi dapat digunakan oleh banyak user dan dapat diakses di manapun

Pengolahan aplikasi Pemutakhiran Data Keluarga dikelola petugas jajaran BKKBN di setiap tingkatan wilayah, yaitu :

1. Direktorat pelaporan dan statistik.

2. Bidang data dan informasi perwakilan BKKBN provinsi.

3. Unit kerja pengelola data dan indormasi pada PPKBD kabupaten/kota.

4. Pengendali PLKB atau petugas yang ditunjuk oleh pejabat yang berwenang di tingkat kecamatan.

Aplikasi MDK terdiri dari beberapa menu yaitu Menu utama, periode, indicator KS, Data Keluarga, R/I/KS, Peralatan, Cari Individu, Laporan dan About.

Terdapat 4 (empat) jenis pengguna dalam alikasi MDK, yaitu :

1. Administrator

Administrator (admin pusat dan admin wilayah) dapat mengelola periode pengisian atau update data keluarga, mengelola indicator KS. Administrator tidak dapat menambah atau mengubah data keluarga tetapi dapat melakukan pencarian dan penghapusan data keluarga, melakujkan pencarian data individu serta melihat berbagai jenis laporan.

2. Operator

Fungsi utama operator adalah menambah atau mengubah data keluarga. Operator juga dapat melakukan pencarian data keluarga, pencarian data individu serta menandai data keluarga yang ingin dihapus tetapi tidak dapat menghapus data ke;luarga yang telah ditandai.

3. Operator R/I/KS

Fungsi utama operator R/I/KS adalah menambah atau mengubah data R/I/KS

4. Supervisor

Supervisor dapat melihat data keluarga, data individu dan berbagai laporan jenis laporan. Supervisor tidak dapat melakukan penambahan atau perubahan apapun pada aplikasi.

Untuk mengakses aplikasi MDK, pengguna cukup mengetikkan http://aplikasi.bkkbn.go.id/mdk/ pada web browser. Browser yang digunakan saat ini adalah Internet Explorer 9. Browser akan menampilkan halaman utama aplikasi MDK. Untuk masuk aplikasi, pengguna dapat menekan link Login pada pojok kanan atas halaman utama.

Setelah menekan link Login, pengguna akan diarahkan ke halaman Login untuk memasukkan username dan password.

Setelah sukses login ke dalam aplikasi, pengguna akan diarahkan ke menu utama. Sesi aktif pengguna dapat dilihat pada pojok kanan atas Aplikasi MDK.

Untuk keluar dari aplikasi, pengguna cukup menekan link logout yang terletak di pojok kanan atas halaman.

PENUTUP

Kemajuan jaman ditandai dengan kemajuan di bidang teknologi dan ilmu pengetahuan, termasuk di dalamnya bidang teknologi informasi. Suatu lembaga selalu membutuhkan informasi yang terkini dan meiliki akurasi yang cukup tinggi untuk mendukung pengambilan keputusan, kebijakan-kebijakan. Pengelolaan informasi semakin penting seiring perkembangan masyarakat yang semakin menuntut pelayanan yang memuaskan. Pengelolaan informasi juga lebih menantang sejalan dengan perkembangan teknologi sekarang ini

Akhirnya secanggih apapun teknologi itu hanyalah alat yang membantu, yang menentukan manfaatnya adalah manusia. Data-data hasil pemutakhiran Data Keluarga lewat program aplikasi MDK inipun tidak akan berarti apa-apa apabila tidak dimanfaatkan secara positif.